Pforzheim - Prozessmanagement Integration
Ziel ist der Aufbau eines Prozessmanagements und Dokumentenmanagementsystems sowie die Prozessoptimierung in der Abteilung Migration und Flüchtlinge. Hierdurch sollen u.a. Migrant:innen und Geflüchtete schneller Auskunft bekommen und neue Mitarbeiter:innen effizienter eingearbeitet werden.
Projektrückblick
Das Projektteam erzählt von den Projektergebnissen und über ihre Erfahrungen mit Lokalprojekte.
Projektsteckbrief
Über Pforzheim
Die Stadt Pforzheim (125.000 Einwohner) hat mit 6,6% den mit Abstand höchsten Anteil an Schutzsuchenden in ganz Baden-Württemberg (3,2%) sowie mit 30% den höchsten Ausländeranteil ist mit 30% ein Spitzenwert im Land (17,8%). Das Amt für öffentliche Ordnung ist mit fast 200 Mitarbeitenden das zweitgrößte Amt der Stadt, aber bestimmt das heterogenste. In sieben Abteilungen geht es um die öffentliche Sicherheit, Gaststätten und Gewerbe, Verkehrsbelange, Pässe und Personalausweise, aber eben auch um Migration und Flüchtlinge.
Die Herausforderung
Steigende Flüchtlingsahlen sowie zahlreiche neue Gesetzesvorhaben führen zu Belastung der Mitarbeitenden und einem künftig noch höheren Personalbedarf. Die Mitarbeitenden vor Ort sind stark in interne Prozesse gebunden und können dadurch derzeit (zu) wenig Kapazität auf die Beratung von Kund:innen aufbringen. Kund:innen sind unsicher und häufig über Prozess uninformiert, was zahlreiche negative Folgen mit sich bringt.
Das Projektziel
Mit einem effektiven Prozess- und Wissensmanagementsystem können Verwaltungsabläufe erheblich beschleunigt werden. Ausländische Bürger:innen bekommen schneller Auskunft, neue Mitarbeiter:innen finden sich schneller zurecht und es ist mehr Zeit für die dringend notwendige individuelle Beratung der Kund:innen.
Die Gesichter zum Projekt
Initiator:in
Initiator
Initiatorin
"Wenn Menschen von außen in der Verwaltung mitmischen, dann ist das eine neue Perspektive, die uns dazu gebracht hat, uns selbst und unsere Prozesse zu hinterfragen."
Macher:in
Macher
Macherin
"Es gibt Menschen in der öffentlichen Verwaltung, die Veränderung wollen. Wenn wir gemeinsam anpacken, dann schaffen wir auch effektive Veränderung!"
Projektpat:in
Projektpate
Projektpatin
"Jemanden von außen zu bekommen, habe ich als enorm gewinnbringend aufgenommen, weil externe Mitarbeiter Skills mitbringen und Technologien kennen, die Menschen mit Verwaltungsausbildung nicht kennenlernen."
Die Gesichter zum Programm
Alle Details zum Projekt
Für die Mitarbeiter:innen legte das Prozessmanagement den Grundstein für die digitale und generell effizientere Neuausrichtung der Abläufe, innerhalb der Behörde. Die entwickelten Prozessmodelle etablierten eine klare Struktur, die bei zukünftigen Veränderungsinitiativen sowohl Klarheit als auch gesteigerte Effizienz in der Implementierung verspricht. Weiterhin ermöglicht das systematisch organisierte Wissen in einer zentralen Plattform eine effektivere Einarbeitung neuer Teammitglieder, indem es Sicherheit und eine solide Struktur bietet. Dadurch kann sich das Personal verstärkt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit für unterstützende Aktivitäten wie die Erstellung individueller und möglicherweise gedoppelter Dokumentationen aufzuwenden.
Pforzheim - Prozessmanagement Integration
Mehr über ein "Changemaker-Programm" erfahren
Hier erfährst du, was das „Changemaker-Programm“ ist und warum Changemaker so wichtig für den kommunalen Wandel sind.
Über das "Changemaker-Programm"Erfolgreicher Abschluss des Projekts „Prozessmanagement Integration“
Pforzheim setzt neue Standards für effizientes Onboarding und Verwaltungsprozesse
Digitales Prozessmanagement für die kommunale Integrationsarbeit in Pforzheim
Das Amt für öffentliche Ordnung der Stadt Pforzheim hat sich erfolgreich beim Programm „Integrationsmacher:innen – Integration durch Zusammenarbeit“ beworben.
