Eschwege - eAkte: Papierlos, aber richtig!
In diesem allersten Lokalprojekt wurde die Einführung der digitalen Steuerakte als Pilotprojekt zur Verwaltungsmodernisierung in Eschwege umgesetzt, um erste Erfahrungen für die vollständige Umstellung auf digitale Aktenführung zu sammeln. Dies bildete die Grundlage für die schrittweise Implementierung der E-Akte in der gesamten Stadtverwaltung.
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Projektsteckbrief
Über Eschwege
Die Kreisstadt Eschwege in Hessen war die erste Lokalprojekt-Kommune in Deutschland. Bürgermeister Alexander Heppe und seinem Team nahmen damals selbst am Update Deutschland-Hackathon teil und wurden Mitgründer von Lokalprojekte. Die Idee hat sie so überzeugt, dass sich die Stadt als Pilotkommune beteiligte, um den Ansatz auf seine Tragfähigkeit für die deutschen Kommunen zu testen und weiterzuentwickeln.
Die Herausforderung
Online-Dienstleistungen und Vorgangsbearbeitung mittels elektronischer Fachverfahren gehörten bereits zum Methodenspektrum der Verwaltung der Kreisstadt Eschwege. Die Einführung der E-Akte war der nächste Schritt zur Verwaltungsmodernisierung, den die Stadtverwaltung der Stadt Eschwege gehen wollte. Jedoch fehlte dafür lange Zeit das richtige Personal und die Expertise.
Die Relevanz
Durch die Reduzierung zeitaufwändiger Suchvorgänge, langer Verteilungs- und Durchlaufzeiten sowie unnötiger Mehrfachablage können kürzere Bearbeitungsdauern von Anträgen und somit eine reduzierte Wartezeit für Bürger:innen gewährleistet werden. Gleichzeitig soll die Reduzierung von papierhaften Dokumenten zu effizienterer Verwaltungsarbeit, einer Optimierung von Arbeitsabläufen und der Verschlankung vorhandener Strukturen führen. Dies wirkt zugleich ressourcenschonend, die Voraussetzungen für mobiles Arbeiten werden verbessert und damit auch die Flexibilität der Arbeit erhöht sowie Bürokapazitäten geschont.
Das Projektziel
Die Einführung der E-Akte ist für Kommunalverwaltungen ein noch relativ neues Themengebiet und zugleich ein sehr umfangreiches Vorhaben, das es zu meistern gilt. Ein schrittweises und iteratives Vorgehen empfiehlt sich. Die Steuerverwaltung war dabei in Eschwege ein geeigneter Bereich, um den umfangreichen Digitalisierungsprozess zu beginnen. Mit der Einführung der digitalen Steuerakte als Pilotprojekt sollten erste Erfahrungen auf dem Weg zur vollständigen Umstellung auf digitale Aktenführung gesammelt werden. Das Projektergebnis war der Ausgangspunkt und Startschuss für die Realisierung der E-Akte im Rathaus der Kreisstadt Eschwege. Den weiteren Weg begleitet noch immer die dafür eingesetzte Macherin Sabrina.
Die Gesichter zum Projekt
Initiator:in
Initiator
Initiatorin
"Für mich steckt in Lokalprojekte enormes Potenzial – Lokalprojekte bringt Menschen in die kommunale Verwaltung, die sonst den Weg in die Verwaltung nicht finden würden. Lokalprojekte setzt auf die persönlichen Erfahrungen von Menschen, die ihr Know-how im Rahmen von Projekten in der Verwaltung einbringen wollen. Diesen Ansatz halte ich für ausgesprochen innovativ, denn er holt die Menschen dort ab, wo sie gebraucht werden. Ich freue mich, dass wir als Pilotkommune ein erstes Lokalprojekt durchgeführt habe"
Macher:in
Macher
Macherin
"So eine Vielfalt an Aufgaben an einem Ort findet man in der freien Wirtschaft nicht. Mal geht's ums Klärwerk, dann um Tiefbau, mal um Bürgerservice, dann um Kindergärten, Finanzen, Personal. Spannender kann es nicht werden"
Projektpat:in
Projektpate
Projektpatin
Die Gesichter zum Programm
Alle Details zum Projekt
Eschwege - eAkte: Papierlos, aber richtig!
Mehr über ein "Changemaker-Programm" erfahren
Hier erfährst du, was das „Changemaker-Programm“ ist und warum Changemaker so wichtig für den kommunalen Wandel sind.
Über das "Changemaker-Programm"Eschweger Verwaltung gewinnt Mitarbeiterin über Projekt
Für die Verwaltung der Stadt Eschwege hat sich das verwirklicht, worauf sie gehofft hatte, als sie ihre Zusage bei der neu gegründeten Initiative Lokalprojekte signalisiert hatten. Eine externe Spezialistin hat die Anforderung der Stadt – die Einführung einer E-Akte im Rathaus – gelöst. Gleichzeitig haben sie eine Expertin für die Verwaltung gewinnen können. „Unsere Pläne sind durch einen Glücksfall voll aufgegangen“, sagt Bürgermeister Alexander Heppe.
Zeitgewinn für Mitarbeiter: E-Akte soll in Eschweger Verwaltung Prozesse vereinfachen
Die Digitalisierung einer Verwaltung ist mehr, als die Akten von der Papierform in Dateien umzuwandeln. Die E-Akte soll in Eschwege vieles verändern - und vereinfachen.
Artikel zum Projekt
Eschweger Verwaltung gewinnt Mitarbeiterin über Projekt
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